Reglas para reuniones de negocios

Por Dr. Ichak K. Adizes

“Si las personas aprendieran las reglas que nutren la confianza y el respeto mutuo, entonces esas personas comenzarían a actuar con confianza y respeto mutuo. Y fácilmente llegarían a resultados”. Ichak Adizes

Una de las razones por las que empresarios y líderes nunca tienen tiempo para enfrentar las cosas importantes, es el desperdicio de tiempo en reuniones largas e improductivas. Cada día las reuniones de ejecutivos consumen más tiempo del necesario y sus resultados abonan muy poco a la gestión efectiva de las organizaciones y es mas, paralizan la toma de decisiones.

¿Por qué tantas personas detestan la gerencia por comités? 

¿Por qué en vez de agilizar el trabajo, lo complican? 

Se me ocurre que una causa importante es la falta de reglas de conducta. Aun con las nuevas formas de trabajo en equipo, que están siguiendo las empresas contemporáneas, el juego de las reuniones es un punto crítico para cualquier compañía que entre en el proceso de preparar estrategias y conseguir resultados. Sin reglas específicas, una reunión puede terminar en mucho hablar, pero sin resultados.

De hecho si lo vemos bien, todo en la vida es un juego de reglas. Desde el juego de Póker hasta el matrimonio. Las negociaciones diplomáticas tienen que estar sustentadas en la confianza y respeto mutuo, y en el cumplimiento de reglas, de lo contrario no se logra nada. 

Si usted no invierte el tiempo necesario durante los primeros años de su matrimonio para aprender las reglas bajo las cuales se rige el mismo, podría resultar en un matrimonio tormentoso.

El historiador holandés, Johann Huizinga, vio la Historia como un juego de reglas. Cuando rompes las reglas la sociedad se desmorona. Comienza una revolución.

Siempre que rompemos las reglas, lo que estamos rompiendo son la confianza y el respeto mutuo. Como un buen matrimonio, en las reuniones de negocio necesitamos tanto la unidad como las diferencias. 

Si no hay diferencias no habrá cambios, y por ende, ningún crecimiento. Pero el peligro estriba en que si no seguimos las reglas lo único que logramos es un caos organizado o una falsa unidad: las diferencias que matan la unidad, o una unidad que mata las diferencias.

La diferencia entre la administración por comités y la admi-nistración por equipo, es la presencia de confianza y respeto mutuo. Y la confianza y el respeto mutuo se basan en las reglas de conducta a las que están adheridas.

El reto consiste en hacer que la confianza y el respeto mutuo entre los participantes sean realmente operativos. Yo he visto que las personas han podido cambiar su conducta en reuniones sin hablar de confianza y respeto mutuo, es más si se tiene que hablar de ello disminuyen más todavía. 

Si se cambia la estructura de una organización o la estructura de sus reuniones, y si las personas aprendieran las reglas que nutren la confianza y respeto mutuo, entonces esas organizaciones lograrían capacidades insospechadas para manejar los conflictos naturales, que brotan con el Cambio.

A Continuación están algunas reglas sencillas que cambian la estructura de las reuniones de comité y convierten una tarea en un trabajo de equipo efectivo y “divertido”.

REGLA No. 1: COMENZAR A TIEMPO

Muchas veces podemos describir la estructura organizacional completa de una empresa, con solo ver como las personas llegan a las reuniones. Entre más importantes son, más tarde llegan. Esto sienta las bases para una mala interacción mutua. Si se comienza a tiempo, y todos juntos, demuestra respeto para todos los asistentes. Si alguien llega tarde, se debe determinar una sanción por cada minuto tarde. Ustedes deciden esto, pero se esfuerza la regla de res-peto y también sirve para romper el hielo.

REGLA No.2: APRENDER A ESCUCHAR

Uno de los problemas en las reuniones es que estamos tan embebidos pensando en lo que vamos a decir una vez nos llegue el turno para hablar, que no escuchamos a los demás. Esto es un problema particularmente con los emprendedores, que a menudo traen un manojo de ideas, que dejan caer sobre la mesa. 

Frecuentemente el Presidente o el que dirige la reunión interrumpe a la menor oportunidad y le da la palabra a otra persona. El punto de inicio está en usted. 

La tecnología moderna nos ha entrenado para tratar a las personas como si fueran una estación de radio a la que oímos, pero no escuchamos realmente. Escuche verdaderamente no sólo oiga. Deje que la persona pause, piense acerca de lo que están diciendo y continúe. No esté listo para saltar a interrumpir. 

Si todo el mundo está consciente de esta regla, entonces podremos evitar la presión de tratar de decir todo rápidamente, debido a que alguien está esperando para arrebatarle la palabra a uno.

El punto de todas las reglas no es el de suprimir el conflicto sino más bien disciplinarlo. 

REGLA No.3 APRENDER A NO COMPETIR POR EL DERECHO A HABLAR, PASANDO LA PALABRA A LA DERECHA AUTOMÁTICAMENTE.

Cuando una persona ha terminado de hablar, él o ella voltea la mirada a su derecha para ver quien sigue y le pasa la palabra llamándola por su nombre. La persona que tome la palabra es la que está primera a mi derecha, no necesariamente la primera persona en orden, ni la primera en levantar la mano. 

En las reuniones tradicionales, se crea una sensación de que hay que apurarse para tomar una determinación, cuando no existe esta regla y depende del que tiene el poder de conceder la palabra o del que levantó la mano primero. 

Ideas medio concebidas pueden caer a la mesa, debido a que todo el mundo está tratando de apurarse “en concretar” antes que los demás. Y quien dirige está animando a aquellos que tienen que decir algo, más que a los que no tienen algo que decir, como en los Shows de televisión en donde los que están participando pulsan la alarma, aunque no sepan la respuesta. 

La técnica de “el primero a mi derecha” promueve la paciencia y permite que uno se siente tranquilamente y escuche verdaderamente las ideas que fluyen alrededor de la mesa.

REGLA No.4: LLAMARSE SOLO POR NOMBRES DE PILA

Esta regla se siguiere no solamente para democratizar las reuniones sino también para facilitarlas, creando confianza en el grupo. Primeramente, el nombre completo lleva una formalidad incorporada, y cierta rigidez, traen recuerdos de la niñez cuando los padres por alguna razón se molestaban con uno y le decían “Pedro Ramírez, es hora de ir a la cama”. Por otra parte es difícil decir un nombre de pila con agresividad o enojo. Pruébelo usted mismo ahora: “Pedro, es hora de ir a la cama”. 

La comunicación por nombre de pila reduce los niveles de hostilidad y agresividad y mantienen un clima de amistad.

REGLA No.5: NO CELULARES ENCENDIDOS.

El proceso creativo se ve interrumpido cada vez que suena un celular y los integrantes del grupo sienten que se les falta el respeto. Además, cuando se acalora la discusión y resulta difícil ponerse de acuerdo, se toma el teléfono como vía de escape al dolor que se experimenta, lo cual en vez de contribuir al avance, dificulta alcanzar resultados. 

REGLA No.6: PAGAR LA MULTA

¿Recuerdan ustedes el juego de la niñez de “Dar prenda” en donde si usted no seguía una orden o fallaba, tenía que pagar una multa? 

Fijen una pequeña multa monetaria, o “pérdida de turno” por hablar fuera de turno o romper cualquiera de las otras reglas (se puede dar ese dinero para obras de caridad o para comprar café para las reuniones o para cualquier otra causa). 

A veces estas penalidades no funcionan debido a que algunas personas las consideran infantiles, pero aplicarlas ordena las reuniones. Es mas a los tipos realmente emprendedores, no les importa pagar multas por romper las reglas, si sienten que tienen que hacerlo.

Existen otras reglas pero estas son un comienzo. Son un buen “acuerdo” cuando usted comience su juego de ajedrez, en la mesa de reuniones. En las compañías a las que he brindado consultoría encuentro, aun mucho tiempo después, que enuncian las reglas cuando entran en una situación particularmente difícil y otras las han incorporado a su estructura organizacional y son parte de su cultura.

El fin de las reglas no es de suprimir el conflicto de opiniones, sino de disciplinarlo. Hay un dicho hebreo que dice “Las palabras de los sabios se escuchan en paz” y otro árabe “La prisa es del demonio”. 

Los japoneses son rápidos para desarrollar ideas debido, aunque suene paradójico, a que se toman el tiempo en sus reuniones para no hacer juicios apresurados. Ellos han incorporado el flujo de confianza y respeto mutuo en su cultura y en sus estructuras organizacionales, incluyendo sus reuniones. Y eso ayuda a que las cosas se hagan y se hagan bien.

"Muchas cosas se juzgan imposibles de hacer, antes de que estén hechas." — Plinio

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